Ażeby zaplanować imprezę niezbędnych jest wiele działań. Najistotniejsze skupiają się wokół zagwarantowania gościom jak najlepszych warunków. Właściwie, jest to najbardziej konieczne, jeśli chcemy, ażeby czuli się dobrze, ażeby impreza przebiegła jak najlepiej. Pod tym pojęciem kryje się spora liczba działań, których nie da się zamknąć w jednym określeniu, to szereg aktywności, jakie mają wpływ na ostateczny efekt.